V.O. stroomlijnt klantcontacten met het Adressen Beheer Systeem

Toen Rogier Paans in augustus 2013 als marketing communicatiemanager in dienst trad bij V.O. Patents & Trademarks was het geschikt maken van het klantenbestand voor marketingdoeleinden één van zijn eerste aandachtspunten. V.O. beschikte tot dat moment namelijk alleen over een database die was gekoppeld aan lopende zaken en daarnaast over losse adressen in Outlook of in de klassieke Rolodex op het bureau. Voor een goede marketingcampagne is een adressenbeheersysteem nodig waarin je gerichte selecties kunt maken.

Rogier Paans gebruikt het Adressen Beheer Systeem

Paans ging vervolgens op internet op zoek naar een relatiebeheersysteem en kwam al snel in aanraking met het Adressen Beheer Systeem van InterExperts. Andere namen als Exact en Microsoft Dynamics kwamen eveneens naar voren, maar die pakketten waren te uitgebreid, te complex en dus ook te kostbaar voor de doelstellingen van V.O.

Proefaccount

“Via www.adressenbeheersysteem.nl maakte ik een proefaccount aan en kon ik de contactbeheer software van InterExperts 30 dagen gratis uitproberen”, aldus Paans. “Zo leerde ik het pakket in de praktijk goed kennen en zag dat het zeer gebruiksvriendelijk was en aansloot op onze wensen en eisen. Wel was het product alleen in het Nederlands beschikbaar en op dat moment vooral op Nederlandse adressen ingericht. Ondanks deze eerste beperkingen, was het Adressen Beheer Systeem echter zeer interessant voor V.O. Toen de proefmaand voorbij was, nam InterExperts contact met mij op en ervoer ik direct hun flexibiliteit en klantgerichtheid”.

Zo leerde ik het pakket in de praktijk goed kennen en zag dat het zeer gebruiksvriendelijk was en aansloot op onze wensen en eisen.

V.O. is voor haar cliënten actief op alle terreinen van intellectueel eigendom, in het bijzonder octrooien, merken en modellen. De organisatie heeft vestigingen in Nederland, maar ook in België en Duitsland. Het is dus een internationaal opererend bedrijf met klanten wereldwijd en het programma voor het invoeren, beheren en selecteren van contacten moest daarom in ieder geval Engelstalig zijn. Daarnaast werkt V.O. met specifieke klantsegmenten die in het systeem moesten terugkomen.

Engelse vertaling

Paans vervolgt: “InterExperts snapt heel goed hoe ze met hun producten en klanten om moeten gaan. Toen wij onze wensen aangaven, stond InterExperts open voor onze suggesties en zijn we rond de tafel gaan zitten om de mogelijkheden, tijdspanne en kosten te bespreken. De vertaling naar het Engels is gerealiseerd, diverse velden zijn toegevoegd en het invoeren van gegevens is gestandaardiseerd. Want we wilden ook de kwaliteit van onze contactgegevens verbeteren door verplichte invoer en automatische aanvulling en controle van bepaalde gegevens. Circa 60 octrooi- en merken/modellengemachtigden en hun secretaresses gaan werken met het Adressen Beheer Systeem. Zij kunnen contacten aanmaken, wijzigen en inzien. Maar we wensen natuurlijk niet evenredig veel verschillende manieren hoe de klantinformatie wordt geregistreerd. Kon je de Verenigde Staten bijvoorbeeld vroeger op diverse manieren invoeren (USA, VS, Amerika, etc.), nu dwingt het systeem om één invoermogelijkheid te hanteren.”

InterExperts snapt heel goed hoe ze met hun producten en klanten om moeten gaan.

Het contact beheer programma is bovendien niet alleen geoptimaliseerd met de Engelse vertaling en de standaardisatie van invoergegevens, het systeem geeft tevens aan welke contacten in het bestand zijn gewijzigd en wie deze wijzigingen heeft doorgevoerd. Daarnaast kunt u voor de gegevens nu zelf minimale, c.q. maximale lengtes instellen, evenals velden verplicht laten invullen. En mocht men maar een deel van de klantgegevens kennen (zoals bedrijfsnaam, naam contactpersoon of deel van de straatnaam), dan vult het systeem automatisch de overige informatie aan. Het Adressen Beheer Systeem werkt daarvoor met een wereldwijde adressendatabase. Hiermee wordt de kwaliteit van de gegevens verbeterd, maar het geeft ook een verdere impuls aan het gebruikersgemak.

Kwaliteit en flexibiliteit

“De afgelopen maanden hebben diverse medewerkers van V.O. het Adressen Beheer Systeem uitgeprobeerd,” vertelt Rogier Paans. “Iedereen is zeer te spreken over de gebruiksvriendelijkheid en het registreren van een nieuw adres en invoeren van extra gegevens is uitermate eenvoudig. Daarnaast hebben enkele mensen getest welke tekstinvoer vereist, c.q. wenselijk is en welke categorieën (is een klant bijv. MKB of multinational) nodig zijn. Onze marketing- en communicatie-aanpak met en naar relaties wordt met het Adressen Beheer Systeem absoluut geprofessionaliseerd. Wij organiseren regelmatig seminars en met dit contactmanagement programma kunnen we onze relaties zeer gericht gaan uitnodigen. Ook kunnen we nu eenvoudig selecties op verschillende criteria maken om zeer gerichte mailings te verzenden.”

Iedereen is zeer te spreken over de gebruiksvriendelijkheid en het registreren van een nieuw adres en invoeren van extra gegevens is uitermate eenvoudig.

“Wanneer u op zoek bent naar een goed, betaalbaar en flexibel systeem om de contacten met uw klanten, prospects en leverancier te beheren, dan kan ik alleen zeggen: maak een proefaccount op www.adressenbeheersysteem.nl aan en probeer het Adressen Beheer Systeem gratis 30 dagen uit. Deze zakelijk klantenbeheer software doet wat het belooft, zodat u op een overzichtelijke en eenvoudige manier kunt omgaan met de gegevens van klanten, leveranciers en relaties en dat voor een interessante prijs. Combineer die eigenschappen met de klantgerichtheid en snelheid van InterExperts en u krijgt een combinatie in handen die je tegenwoordig maar weinig tegenkomt!”

Over V.O. Patents & Trademarks

V.O. is in 1916 in Den Haag opgericht en sindsdien uitgegroeid tot één van de grootste spelers in de octrooimarkt. Het bedrijf heeft zo’n 200 medewerkers in dienst en heeft vestigingen in Nederland, België en Duitsland. V.O. ondersteunt vooral techstarters, innovatief MKB, kennisinstituten en multinationals bij het maximaliseren van de waarde van hun Intellectuele Eigendom.

Over Adressen Beheer Systeem (ABS)

Met het Adressen Beheer Systeem van InterExperts beheert u eenvoudig de namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen en overige gegevens van uw contacten. Ook is er voldoende ruimte voor contacthistorie. Met ABS kunt u uitgebreide analyses op uw adressenbestand loslaten en diverse statistieken genereren. Gegevens uit het Adressen Beheer Systeem, opgeslagen in de Cloud, kunnen o.a. worden geëxporteerd naar Excel, CSV, PDF en GroupWise. De contactmanagement applicatie, ontwikkeld door InterExperts en zowel in het Nederlands als in het Engels beschikbaar, draait op desktops, laptops en tablet, maar eveneens op smartphones.

Dit zeggen onze klanten over het Adressen Beheer Systeem


Het Adressen Beheer Systeem kan u helpen met het efficient maken en beheren van uw contactenbestand. Met slimme suggesties en uitgebreide zoekfilters haalt u de maximale waarde uit uw klantendatabase. Vraag een demo aan!