Een professioneel adressenbestand maken

Een goed, compleet en professioneel adressenbestand om beter contact te zoeken met de mensen voor wie u werkt. Het maken van een volledig adressenbestand hoeft niet moeilijk te zijn. Bekijk hieronder hoe u uw organisatie helpt met een goede contactendatabase.

  1. Bepaal uw doelen
  2. Stel vast welke informatie u nodig heeft
  3. Verzamel zo veel mogelijk informatie uit verschillende bronnen
  4. Verwijder duplicaten
  5. Ontbrekende gegevens zoveel mogelijk aanvullen
  6. Zorg voor consistente informatie
  7. Maak duidelijke segmenten

Stap 1: Bepaal uw doelen

Stel vast wat het doel is uw adressenbestand. Wilt u regelmatig digitale nieuwsbrieven versturen naar uw klanten? Wilt u relaties waar u al enige tijd geen opdracht meer van hebt gekregen benaderen? Wilt u uw adressenbestand inzetten om uw klanten en relaties met de feestdagen een kerstkaart of fles wijn te sturen?

Het is belangrijk om uw doel duidelijk te bepalen. Wanneer u weet wat u precies met de informatie in uw adressenbestand gaat doen, is het makkelijker om gericht die informatie in te vullen, en snel toe te werken naar acties die direct effect hebben. Gebruikt u uw adressenbestand als basis voor een klantrelatiesysteem, dan stelt u daar andere eisen aan bijvoorbeeld een perslijst of een leveranciersoverzicht.

Zorg dat u duidelijke doelen stelt!

Stap 2: Stel vast welke informatie u nodig heeft

Voor u begint met het samenstellen van uw adressenbestand, dient u vast te stellen welke gegevens u nodig zult hebben om uw doelen te kunnen bereiken.

Informatie die altijd nuttig is:

  • Volledige naam, opgesplitst in voornaam, tussenvoegsels en achternaam.
  • Geslacht of aanhef.
  • Adresgegevens: postcode en huisnummer, plaatsnaam, straatnaam, land.
  • Organisatie, functie en afdeling, wanneer u werkt met zakelijke relaties.

Doelspecifieke informatie

Afhankelijk van uw doelen is het nuttig zijn om aanvullende gegevens te registreren, die u helpen om uw doelen te bereiken. Wanneer u bijvoorbeeld oude relaties weer wilt benaderen, dan kan het nuttig zijn om het laatste contactmoment te registreren. Wilt u contacten met een digitale nieuwsbrief bereiken, dan heeft u van ieder contactpersoon een e-mailadres nodig.

U kunt denken aan de volgende doelspecifieke gegevens:

  • E-mailadres
  • Datum laatste aankoop
  • Fles wijn of alleen een kerstkaart met de feestdagen?
  • Geboortedatum
  • Wervingskanaal
  • Financiële gegevens

Stap 3: Verzamel zo veel mogelijk informatie uit verschillende bronnen

Waarschijnlijk heeft u al ontzettend veel informatie over klanten, leveranciers en andere relaties in uw organisatie beschikbaar, maar is er geen duidelijk en centraal overzicht van deze informatie. Pas wanneer u al deze verschillende gegevensbronnen combineert kunt u echt effectief uw relaties benaderen.

Een adressenlijst maken in Excel is natuurlijk een goed begin maar het zorgt dat informatie gefragmenteerd wordt en niet iedereen over dezelfde informatie beschikt. Daarnaast is er weinig sociale controle als iedereen in een eigen spreadsheet werkt.

Daarom is het belangrijk om de informatie van deze verschillende bronnen samen te voegen tot één leidend adressenbestand, zodat u makkelijk onvolledige informatie kunt vinden en aanvullen, en met behulp van de volledige informatie segmenten maakt om uw contacten beter te bedienen. Daarnaast voorkomt u met één centraal adressenbestand dat er verschillende bestanden binnen uw organisatie gebruikt worden die allemaal incompleet en deels verouderd zijn.

Bronnen voor uw contactenbestand

Mogelijke bronnen die u kunt gebruiken als basis voor uw centrale contactendatabase:

  • Excel spreadsheets
  • Facturen
  • Brieven
  • Visitekaartjes
  • Ontvangen en verstuurde e-mails
  • Social media

Probeer inventief te zijn met uw bronbestanden!

Stap 4: Verwijder duplicaten

Het is vervelend wanneer u meerdere keren dezelfde boodschap naar één persoon verstuurt. Het kost tijd en geld, maar het is bovenal frustrerend voor de ontvanger: die ontvangt een e-mail of brief twee keer. Bovendien geeft het uw organisatie een onprofessionele indruk wanneer u boodschappen dubbel verzendt. Daarom is het belangrijk om zoveel mogelijk dubbele gegevens samen te voegen, voor u verder gaat met het aanvullen van de ontbrekende gegevens.

Goede manieren om duplicaten te herkennen:

  • Zoek op dubbele e-mailadressen.
  • Zoek op dubbele postcode- en huisnummercombinaties.
  • Zoek op dubbele voor- en achternamen.

Stap 5: Ontbrekende gegevens zoveel mogelijk aanvullen

Uw adressenbestand is het effectiefst als het zo volledig mogelijk is. U heeft in stap één al geïdentificeerd welke informatie u nodig heeft om uw doelen te bereiken. Nu is het van belang dat u ook daadwerkelijk deze gegevens vastlegt in uw adressenbestand.

U begint met het identificeren van missende gegevens. In het Adressen Beheer Systeem kunt u gemakkelijk filteren op contacten waar belangrijke gegevens niet ingevuld zijn. Ook kunt u via het statistiekenoverzicht controleren hoe compleet uw contactendatabase is.

Methoden om ontbrekende informatie aan te vullen

Wanneer belangrijke gegevens nog niet vastgelegd zijn, dan kunt u verschillende methoden gebruiken om deze informatie alsnog vast te leggen.

Tip: Maak in het Adressen Beheer Systeem een filter aan met de volgende zoekcriteria om direct aan te vullen adresgegevens te vinden:

  • Postcode is niet leeg
  • Huisnummer is niet leeg
  • Straatnaam is leeg

Stap 6: Zorg voor consistente informatie

Wanneer u alle informatie over uw relaties heeft verzameld kunt u verder gaan met het consistent maken van al deze gegevens. Het handigst is om dit vast te leggen in een apart document, dat u ook aan collega's die eveneens in de contactendatabase zullen werken kunt overhandigen.

Veelgebruikte standaarden:

  • Postcodes: Vier getallen, spatie, twee hoofdletters (3044 BC).
  • Telefoonnummers: Plusteken, landcode, spatie, regio code zonder nul, spatie, overige getallen (+31 12 3456789).
  • Datums: Dag, streepje, maand, streepje, jaar (dd-mm-jjjj).

In het Adressen Beheer Systeem kunt u voor invoervelden bepaalde voorwaarden eisen, zoals de minimale en maximale lengte van de data van de gegevens. Zo kunt u afdwingen dat informatie op de juiste manier in het systeem wordt ingevoerd.

Stap 7: Maak duidelijke segmenten

De laatste belangrijke stap is om uw contactendatabase op een logische manier te verdelen, met behulp van zoekfilters. Deze segmenten zijn gemakkelijk aan te maken op gegevens zoals leeftijd, locatie, geslacht of de producten die ze bij uw bedrijf hebben afgenomen. Ook kunt u overwegen om contacten te categoriseren.

Zorg er voor dat u deze segmenten maakt op een manier die logisch is voor uw bedrijf en waarde biedt voor de doelen die u voor ogen heeft. Houd ook rekening te houden met overlap van verschillende segmenten.

Maak uw bestand bruikbaar door goed te segmenteren!

Conclusie

Aan de hand van deze stappen kunt u zelf een complete en betrouwbare contactendatabase opbouwen. Met deze centraal opgeslagen gegevens kunt u klanten en leveranciers efficiënter benaderen en beter uw doelen behalen.

Gebruikt fotomateriaal

Dit zeggen onze klanten over het Adressen Beheer Systeem


Het Adressen Beheer Systeem kan u helpen met het efficient maken en beheren van uw contactenbestand. Met slimme suggesties en uitgebreide zoekfilters haalt u de maximale waarde uit uw klantendatabase. Vraag een demo aan!